Bericht van de voorzitter

22 augustus 2018
Beste Unitasser,

Het nieuwe voetbalseizoen is (bijna) begonnen en dat zorgt weer voor de nodige organisatie en begeleiding van onze spelers die komend jaar weer lekker willen voetballen. Graag wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om iets meer inzicht te geven in de organisatie van Unitas'30 en het feit dat communicatie bijzonder belangrijk is om alles op een goede manier te laten verlopen.
Dit kunnen wij niet alleen! Wij hebben daar de hulp van iedereen bij nodig, dus ook van jou als speler en u als begeleider, ouder of supporter.

Het is geen nieuws om te melden dat Unitas’30 met bijna 1600 leden een grote club is. En het is fijn om te weten dat het goed gaat met de club en dat wij samen met jullie in staat zijn om de aanpassingen die noodzakelijk zijn om een grote voetbalclub draaiende te houden, hebben kunnen doorvoeren.
Naast de eigen initiatieven zijn er de laatste jaren ook verschillende wijzigingen geweest in wet- en regelgeving van zowel de overheid als de KNVB. Ook hier hebben wij maatregelen moeten nemen, waarbij we ernaar hebben gestreefd om clubcultuur en oude voetbaltradities zoveel mogelijk in stand te houden.
Een voorbeeld hiervan is de VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) die iedere vrijwilliger die binnen onze club actief is in zijn of haar bezit moet hebben. Met trots kunnen wij hier melden dat alle vrijwilligers van Unitas’30 zo’n VOG hebben en wij daarmee voldoen aan wet- en regelgeving, in het belang van de veiligheid van onze leden.
Ook is er een goede basis gelegd m.b.t. het AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) en wordt er keihard gewerkt om alles vast te leggen en operationeel werkbaar te maken. Ook hier hebben wij uw hulp nodig, want privacy is belangrijk en samen moeten wij ervoor zorgen dat met inachtneming van de wetgeving wij toch een plezierige omgeving kunnen creëren binnen onze vereniging.

Organisatie en Vrijwilligers:
Wij (bestuur) hebben de laatste jaren hard gewerkt aan optimalisering van de organisatie. Juiste vrijwilligers vinden voor verschillende functies. Steeds vaker is gebleken dat vrijwilligers niet meer in de rij staan te wachten om iets binnen de vereniging te doen. Jammer, maar het is een beeld wat bij deze tijd past.
Gelukkig hebben wij bij Unitas’30 de cruciale functies bemand en kunnen wij zeker aan de voetbalzijde voldoende mensen enthousiast maken om ook hun steentje bij te dragen.
De ondersteunende functies zoals bijvoorbeeld schoonmaak en onderhoud zijn niet populair en veroorzaken dan ook problemen. Zo hebben wij een contract af moeten sluiten met een schoonmaakbedrijf om wekelijks het pand schoon te maken. Allemaal diensten die geld kosten en druk uitoefenen op de kas van Unitas’30.
Het doel? De kwaliteit waarborgen en ervoor zorgdragen dat iedereen kan blijven voetballen, maar ook kan douchen na de wedstrijd in een schone omgeving.
Dit is één van de vele voorbeelden en ik wil hierbij nogmaals benadrukken dat vrijwilligers noodzakelijk zijn voor het voortbestaan van een vereniging.
Alle hulp is welkom, al is het maar voor 1 uur per week of voor een specifiek project of activiteit. Laat het ons weten als je iets wilt of kunt betekenen voor jouw vereniging, zodat wij de kwaliteit kunnen blijven bieden die bij Unitas’30 zo hoog in het vaandel staat.

Communicatie:
De club is gegroeid en de organisatie is hierop aangepast. Veel vrijwilligers en veel functies. Communicatie is dus een zeer belangrijk punt binnen de vereniging om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt.
Denk bijvoorbeeld aan het feit dat er iedere zaterdag 40-45 wedstrijden gepland en ingedeeld moeten worden. Even snel tussen neus en lippen door een wijziging aanbrengen of je wedstrijd afzeggen, is dus bijzonder lastig en vaak niet mogelijk.
Meer dan 85 teams voorzien van kleding en een groot deel hiervan wassen. Ook hier is het begrijpelijk dat er regels zijn opgesteld m.b.t aankoop (bijv. Sponsoring) en uitgifte hiervan.

Voor al deze zaken zijn mensen (vrijwilligers) verantwoordelijk en hebben wij een organisatie samengesteld. Het is dan ook van het allergrootste belang dat de juiste vraag aan de juiste persoon wordt gesteld, zodat er snel actie kan worden ondernomen.
Op de website onder het kopje “Organisatie” vind je alle contactpersonen met hun functies. Tevens stuur ik hierbij ook het meest actuele organigram, zodat jullie kunnen zien wie waar voor verantwoordelijk is.
Het is belangrijk dat we allemaal helpen en begrip hebben voor de situatie en de vrijwilligers die hun best doen om dingen te regelen.

Het heeft geen zin om aan de Penningmeester te vragen of de shirts al gewassen zijn en waar ze liggen. Zoek de juiste contactpersoon en je krijgt een antwoord.
Vragen over een teamindeling? Vind de juiste GC (Groep coördinator) en bespreek het met hem of haar. Wil je een vriendschappelijke wedstrijd spelen omdat je team vrij is van de competitie? Dien je aanvraag in bij het wedstrijdsecretariaat en zij gaan zoeken naar een mogelijkheid.
Structurele beslissingen of zaken waarvoor geld nodig is, lopen altijd via een bestuurslid. Hier is een autorisatie schema voor opgesteld. En iedere commissie heeft een bestuurslid met zijn of haar verantwoordelijkheden.
Iets omtrent sponsoring? Gaat dus via de Sponsorcommissie met Hoofd sponsorzaken als eindverantwoordelijke. Bekijk het organigram voor het juiste bestuurslid en zijn of haar taken.
Het zal dus voorkomen dat jouw vraag aan de verkeerde persoon wordt gesteld en dat hij of zij dit doorgeeft aan iemand anders. Dit is niet om iets af te schuiven, maar om de juiste route te volgen en ervoor te zorgen dat werkzaamheden worden verdeeld over meerdere personen.

Wij streven ernaar om iedereen op een snelle en juiste manier van informatie te voorzien, maar wij verwachten ook jullie medewerking.
Communiceer met de juiste personen op een duidelijke en transparante wijze, zodat er geen twijfels meer bestaan.
Ga er niet zomaar vanuit dat alles zonder duidelijke communicatie geregeld wordt en verwacht niet dat vrijwilligers alles weten zonder dat zij betrokken zijn geweest bij de situatie.

Een voorbeeld:

Er zijn problemen met een jeugdspeler binnen een team. Ouders/verzorgers willen een gesprek met
“het bestuur”.
Wat zijn nu de juiste stappen?
  1. Gesprek met de leiding van het team.
  2. Overdracht en gesprek met de Groep coördinator (GC)
  3. Indien noodzakelijk (als men er niet uitkomt) gesprek met Hoofd coördinator.
  4. Laatste stap (indien nodig) contact met verantwoordelijk bestuurslid. In dit geval Hoofd Voetbalzaken.

Dit lijkt wellicht omslachtig en een lange weg, maar het is keer op keer gebleken in de praktijk dat beginnen bij stap 4 alleen maar meer vertraging oplevert. De gedetailleerde informatie om deze speler en zijn ouders goed te helpen zit bij de directe leiding en begeleiding. Zij zijn dus cruciaal m.b.t. de communicatie en de oplossing van het probleem.

Organigram



In dit organigram is de hoofdstructuur van de vereniging aangegeven. Uiteraard zijn hier nog veel meer mensen (vrijwilligers) bij betrokken, maar ten aanzien van communicatie en het vinden van de juiste aanspreekpunten is dit een actueel overzicht. De contactgegevens zijn te vinden op de website.

Op deze manier kun je snel en doeltreffend de juiste contactpersoon vinden en zo ook snel een antwoord ontvangen.
Voetbal je bij de senioren en heb je een vraag aangaande voetbalzaken of iets wat te maken heeft met jouw team, wend je dan tot de GC van de senioren recreatief.
Een vraag of opmerking omtrent materiaal? Stel hem binnen beheerszaken aan de persoon die verantwoordelijk is voor Accommodatie en materiaal.
Het komende seizoen zullen wij erop toezien dat vragen, opmerkingen en overige informatie via de juiste contactpersonen wordt gecommuniceerd, zodat jullie snel en effectief worden geholpen.

Het organigram is ook terug te vinden op de website of per mail te ontvangen als je dit wenst.

Ik wil jullie op voorhand heel hartelijk bedanken voor het lezen van deze informatie en het uitvoeren van de gevraagde bijdrage in het geheel.
Laten we er samen weer een mooi voetbalseizoen van maken met veel plezier en mooie, sportieve prestaties.

Voor vragen over deze brief of andere bestuurlijke zaken, kun je altijd contact met mij opnemen. Ook mijn contactgegevens staan op de website en daarnaast ben ik regelmatig te vinden bij Unitas’30, waar je me altijd aan kunt spreken.


Met vriendelijke groet,

Martin Joosen
Voorzitter Unitas’30
 

 
www.unitas30.nl
Zaterdag 17 november konden onze jongens van JO17-1 en JO19-1 de periodetitel halen in hun thuiswedstrijden op de Lage Banken. Dit gaf… Meer >
 
www.unitas30.nl
De komende weken worden de gemaakte team- en individuele foto's weer verkocht in de kantine. Mocht u bezwaar hebben tegen… Meer >
 
www.unitas30.nl
Voor de zaterdagen en zondagen zijn wij nog zoekende naar nieuwe krachten. Heb je op zaterdag en/of zondag een paar uurtjes de tijd?… Meer >
 
www.unitas30.nl
Woensdag 28 November 2018 Komen Sinterklaas en zwarte piet weer bij Unitas’30 in de kantine op bezoek voor de spelers /… Meer >
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23-05-2018 Meer >
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23-04-2018 Meer >
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
04-12-2017 Meer >
 
 
 
28-11-2017 Meer >
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
25-09-2016 Meer >
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10-05-2016 Meer >
 
 
 
Terug naar boven